La question de la refacturation des frais entre sociétés.

Cher comptable,

Il s’avère que tu es le comptable d’un groupe de plusieurs sociétés dont une des sociétés, à savoir la société A, encourt un certain nombre de frais pour le compte des autres sociétés, frais qu’en toute logique elle refacture aux autres sociétés, soit aux sociétés B, C et D.

Je me limiterai au rapport en ce qui concerne la refacturation des frais entre la société qui encourt les frais, la société A, et une des sociétés à qui ces frais sont refacturés,  la société B.

Dans le contexte de la préparation de la déclaration fiscale au 31.12.2006 j’ai été quelque peu étonné de découvrir que se trouve dans les comptes de la société B un compte 612.510 dont le libellé est « frais généraux de A ».  Tu m’as expliqué que ce compte enregistre des factures émises par A dont le libellé est « refacturation frais généraux A ».  Ces factures sont émises par A avec TVA, TVA déduite par la société B.

J’ai déjà attiré ton attention sur le fait que cette façon de procéder n’est pas concevable. Tu n’as pas estimé utile de suivre mes conseils, un de tes arguments étant que le commissaire n’avait fait aucun commentaire sur ce compte.  Cette remarque est  étonnante dès lors que je ne crois pas savoir que le rôle d’un réviseur est de s’attarder à la pureté et à l’orthodoxie de la tenue d’une comptabilité: dès lors que des frais sont comptabilisés en compte de classe 6 le commissaire ne va pas t’écrire une lettre de deux pages attirant ton attention sur les conséquences comptables et surtout  fiscales de ce genre de procédé. 

Au 31 décembre 2006 nous avons donc une comptabilité de B avec un beau compte 612.510 dont le libellé est « frais généraux de A », des factures émises par A avec le libellé « frais généraux » et  une TVA qui est entièrement déduite par B.

Je tiens à te répéter que ceci ne se peut et je te réexplique pourquoi.

1.En comptabilité un compte 612.510 dont le libellé est " frais généraux de A " n’a aucun sens.   En effet, le compte 612 est un sous-compte du compte principal 661, compte de services et biens divers. 
Or  " frais généraux " ne couvre  ni des services ni des biens divers.
2.Ce compte enregistre des factures dont le libellé est « refacturation frais généraux ».  D’un point de vue juridique et fiscal, ce n’est pas correct car « frais généraux » n’est ni un service ni un bien. 
3.Tu me dis : « s’il y avait des charges refacturées contenant des dépenses non admises, celles-ci seraient à déclarer comme dépenses non admises dans le chef de A uniquement ».
Cette affirmation est erronée :à partir du moment où A encourt des frais, c’est-à-dire encourt des services ou des biens, et qu’elle les refacture à une société B, elle doit les refacturer dans le contexte des articles 13 § 2 et 20 du code de la TVA. : elle ne  refacture pas comme tels des "frais" mais dès lors qu’elle les refacture distinctement elle va elle-même se présenter comme fournisseur ou prestataire de services. C’est-à-dire qu’elle va, elle-même, par exemple, vendre (ou prester) de l’électricité, des timbres,  du papier .. . etc.  Chaque refacturation suivra, en fonction de la nature de ce qui est refacturé, son propre régime en matière de TVA.

Prenons un exemple : la société A encourt une note de restaurant de 2.500 € hors TVA  pour laquelle elle a entièrement déduit la TVA parce qu’elle a reçu une facture en bonne et due forme et elle refacture ces frais de restaurant.  A partir du moment où elle refacture des frais de restaurant comme tels, comme elle doit le faire au sens des articles 13 § 2 et 20 CTVA, elle va se présenter elle-même comme un restaurateur et elle va facturer une prestation de restauration et non pas des "frais généraux" avec TVA.  Dans ce contexte, les frais de restaurant encourus par A sont totalement déductibles, ne subissent aucune dépense non admise et cela sera B qui va avoir des dépenses non admises dont il faudra tenir compte lors de la préparation de la déclaration fiscale.

Quelles sont donc les conséquences de ta position  ?: 

a.Il y a un non-respect du droit comptable car ouvrir dans la comptabilité de B un compte " frais généraux  de A" n’est pas correct dès lors que « frais généraux » n'est ni une prestation de services ni une livraison de biens. 
b.L’émission par A d’une facture dont le libellé est « frais généraux de A », avec application de la TVA, est une violation du code de la TVA dès lors que la facturation doit couvrir un service ou la livraison d’un bien et que « frais généraux » n’est ni l’un ni l’autre.
c.La conséquence du point précédent est que la TVA payée par B et qui facturée par A n’est pas déductible par B.  Il faut quand-même réaliser que sur 10 000 € de frais généraux, cela veut dire que 2.100 € de TVA sont non déductibles.
d.Il y a également des conséquences en matière de contributions directes dès lors que tu continues à traiter comme DNA des dépenses encourues par A alors que ces DNA devraient être considérés comme des DNA dans le chef de B dès lors que les services y ayant trait sont entièrement refacturés à la société B.

Cher comptable, la présente n’a d’autre but que d’attirer ton attention sur le fait qu’en ne prenant pas en considération mes commentaires il en résulte un risque de non-déduction de la TVA de plusieurs milliers d’euros, outre le fait que la comptabilité n’est pas conforme au droit comptable.


Stephen Hürner
Conseil Fiscal